La fel ca în orice structură organizațională clasică, există diverse activități care, la prima vedere pot cădea în sarcina mai multor persoane, sau mai bine spus, sunt la limita competențelor dintre două departamente. La fel se întâmplă și cu administratorul de proprietate (Property Manager) vs. managerul de facilități (Facility Manager). Titlul lor poate fi folosit în mod interschimbabil, dar expertiza și sfera atribuțiilor lor sunt foarte diferite.
În ciuda asemănărilor din titlul lor, există o diferență destul de mare între cele două. Haideți să aflăm care și ce face.
De ce este responsabil un administrator de proprietate?
Atribuțiile Property Management-ului se limitează la clădirea în sine și la îndatoririle comune care pot fi legate de aceasta. Asta include răspunderea în fața investitorului sau a proprietarului clădirii, supravegherea investițiilor lor în clădire, coordonarea întreținerii și, bineînțeles, colectarea chiriei. De asemenea, administratorul cădirii se ocupă de obicei și de gestionarea contractelor de utilități și refacturează consumurile către chiriași, în numele proprietarului.
Acestea fiind spuse, este important să menționăm aici că administratorii de proprietăți pot fi descriși ca o legătură între proprietar și utilizatorii clădirii. Vedeți, ei nu numai că gestionează clădirea, ci și se asigură că chiriașii și investitorul/proprietarul clădirii sunt „de aceeași baricadă”.
Cei mai buni administratori de proprietate se străduiesc să păstreze armonia între proprietarii clădirilor și părțile interesate, asigurându-se în același timp că nevoile tuturor părților sunt îndeplinite. Și de aceea colaborarea cu un administrator de proprietate poate face viața mai ușoară proprietarului.
De ce este responsabil un manager de facilități?
Managerii de unități, pe de altă parte, acordă prioritate activităților și proceselor ce se desfășoară în clădire. Facility Management-ul are în responsabilitate bunul mers lucrurilor în clădire și se ocupă cu funcționarea acesteia în bune condiții. Curățenia, întreținerea spațiilor verzi, mentenanța instalațiilor de apă, gaz, electrice sau rețelele de date, aerul condiționat sau încălzirea clădirii fac parte din responsabilitățile managerului de facilități.
“dacă un bec s-a ars, atunci ai putea cere managerului de facilități să se coordoneze cu o echipă de întreținere. Cu toate acestea, dacă lumina continuă să se defecteze din cauza scurtcircuitelor, este timpul să contactați administratorul proprietății.”
Îndatoririle comune pot include supravegherea evenimentelor, de exemplu. De asemenea, o altă similitudine între administratorii de proprietăți și managerii de facilități este că ambii răspund în fața investitorului sau a proprietarului clădirii.
În practică însă, există foarte puține cazuri în care ambele procese de management al clădirii se suprapun, dar ori de câte ori se întâmplă acest lucru, oricare dintre funcții ar trebui să știe clar rolul ei. De exemplu, dacă o lumină s-a defectat, atunci ai putea cere managerului de facilități să se coordoneze cu o echipă de întreținere. Cu toate acestea, dacă lumina continuă să se defecteze din cauza scurtcircuitelor, este timpul să contactați administratorul proprietății.
Cine este responsabil? Scenarii comune
Pentru a ilustra mai bine diferența dintre Property Management și Facility Management, iată câteva exemple din viața noastră de zi cu zi.
1. S-a spart o țeavă în toaleta de pe etaj
Deoarece aceasta este o problemă ce ține de clădire, este responsabilitatea managerului de facilități să repare defectul și să se asigure că daunele cauzate de apă sunt remediate. De îndată ce vor fi anunțat, Facility Managementul va începe să ceară oferte de la antreprenori pentru rezolvarea problemei în timp util, sau o vor rezolva cu personal propriu, daca deține.
2. O firmă se mută de la un etaj la altul
Deoarece acest scenariu tratează o mulțime de oameni și bunurile lor, este tot responsabilitatea managerului de utilități să supravegheze fiecare mișcare și să se asigure că întregul proces se desfășoară conform planului.
3. În fața proprietății nu există suficiente locuri de parcare
Această este o problemă pe ce trebuie discutată cu administratorul proprietății, deoarece acesta va trebui să găsească o soluție împreună cu proprietarul (de exemplu reorganizarea locurilor din parcarea proprie), sau împreună cu autoritățile locale (solicitarea mai multor locuri de parcare pe domeniul public).
În concluzie…
Administratorii de proprietate reprezintă interfața dintre proprietarul clădirii si utilizatori, în timp ce managerii de facilități sunt responsabili pentru gestionarea problemelor care afectează utilizatorii spațiului, în raport cu clădirea în sine.